Utifrån lärosätenas olika processer, har en modell med en generell arbetsprocess för uppdragsutbildning tagits fram, se figuren nedan. Modellen illustreras på aggregerad nivå och beskriver fem steg: en generell process med faser, aktiviteter och målgrupper samt tillhörande stöddokument (mallar) med markerade tidpunkter för avgörande beslut. Processen startar oftast med någon typ av samverkans- eller marknadsföringsaktivitet som leder till efterfrågan eller ett erbjudande om uppdragsutbildning.
Uppdragsutbildningsprocessen, en modell med faser och aktiviteter samt mallar och dokument som ingår i lärosätets interna och externa arbetsprocess med uppdragsutbildning
Genomgående beskrivs processen med olika mallar och rutiner används som verktyg, t ex mallar för kalkyl eller budget, kursplan, avtal, marknadsföring etc. Mallarna är interna och har tagits fram med hjälp av specialistkompetens vid det egna lärosätet. Dessa mallar ger stabilitet i arbetet och gör det mer effektivt, samtidigt som mallarna kontinuerligt behöver utvecklas och förbättras.
Tillämpning och roller
Det är viktigt att betona att processen för uppdragsutbildning på flera sätt skiljer sig åt från övrig grundutbildning som ges vid lärosäten. Till exempelvis skiljer sig rekrytering av deltagare och hantering för antagning åt. En annan skillnad är att uppdragsutbildningsprocessen som helhet utmärks av ett nära samarbete med det omgivande samhället och den uppdragsgivare som beställt utbildningen.
Processen involverar flera funktioner på olika nivåer: oavsett hur ett lärosäte väljer att organisera arbetet med uppdragsutbildning ska i princip samma uppgifter utföras av liknande funktioner. Dessa bör aktivt stödja processen för att underlätta arbetet för chefer, lärare och kursansvariga. Det kan vara koordinatorsroller för samverkan och/eller uppdragsutbildning. Ofta har denna speciella funktion ett övergripande ansvar för att leda och utveckla processen. Andra viktiga funktioner är utbildningsadministratör, ekonom, jurist, kommunikatör/marknadsförare och pedagogiskt/tekniskt stöd. Funktionerna bör stödja processen, utifrån kompetens och specialistområden, internt och/eller externt mot uppdragsgivare.
Nedan beskrivs de olika stegen i processen.
Omvärldsbevakning
Samverkan och marknadsföring
Samverkan avser den interaktion som sker mellan akademi och det omgivande samhället för att utveckla uppdragsverksamheten. Samverkansarbete sker inom forskning och utbildning men stöds, drivs och formeras ofta av funktioner inom lärosätets samverkansstöd. Aktiviteter och processer för att skapa och utveckla samverkan mellan lärosäten och företag, offentliga organisationer och idéburen sektor kan till exempel vara: branschdagar, nätverk, konferenser och möten, referensgrupper, ledningsgrupper, plattformar, samverkansarenor och samverkansavtal. Genom definierade samverkansfunktioner finns det möjlighet att arbeta med strukturerade aktiviteter och utveckla former för behovsinventering som tar avstamp i samhällsutmaningar där uppdragsutbildning kan vara en lösning. Samverkansarbetet som sker bör vara förankrat i lärosätets kärnverksamhet för att skapa rätt förväntningar och goda resultat.
Marknadsföring och dialog är väsentligt för att utveckla och genomföra uppdragsutbildningar. Det är viktigt att tänka på hur olika kanaler används och hur erbjudanden kommuniceras. Lärosäten arbetar med att synliggöra uppdragsutbildningar genom bland annat: webb, kursbeskrivningar, nyhetsbrev, sociala medier och personliga möten. Det är även viktigt med bra samarbete mellan koordinatorer eller liknande, lärare, forskare och kommunikatörer för ett smidigt arbete med och förståelse för yrkesgrupperna kring roller och arbetssätt.
initiering
Förfrågan och idé
Vid förfrågningar, eller när en idé skapats från exempelvis en behovsanalys, bör den förankras hos berörd eller ansvarig chef vid lärosätet. I dialogen med uppdragsgivaren kan ett underlag användas för att systematisera det fortsatta arbetet med planering och kursutveckling i dialog mellan lärosäte och uppdragsgivare/beställare. Här poängteras att lärosätet besvarar och kommunicerar förfrågningar så snart som möjligt. Kunddialogsmallen ger ett stöd att ringa in behov och förutsättningar hos uppdragsgivaren. Det kan exempelvis vara bra att ställa frågan om det finns förutsättningar för ett längre samarbete eller om behovet enbart handlar om en enskild kurs. Det är även bra att lärosätet funderar över utvecklingskostnader för hur nya kurser/utbildningar finansieras. Ska en ny enskild kurs bära alla utvecklingskostnader eller kan dessa fördelas på fler likande satsningar?
Stöddokument: Uppdragsutbildningsförordningen (2002:760), intern policy/strategi/riktlinjer för uppdragsutbildning, kunddialogsmallar (se under utvecklingsområde Behovsanalys och modeller).
Stödresurser: Koordinator eller liknande funktion.
Undersöka förutsättningar
Innan ett svar kan lämnas till uppdragsgivaren eller en idé kan vidareutvecklas bör lärosätet undersöka interna förutsättningar för att genomföra uppdraget. Finns det kompetens, ledig tid och resurser för att? Relaterar det till ämnesområde som lärosätet har examensrätt för? Bidrar uppdraget till att utveckla lärosätets kompetens, forskning eller samverkan? Följer uppdraget lärosätets policy eller strategi för uppdragsutbildning?
På ett strategiskt plan kan det även handla om att se över hur uppdragsutbildning kan premieras (akademisk, pedagogisk-, administrativ-, samverkansskicklighet) i medarbetares löneutvecklingen samt i anställningsprocessen (se utvecklingsområde incitament och samverkansskicklighet). Vidare bör det föras en diskussion om hur goda förutsättningar kan skapas för att tjänsteplanera och ge utrymme för uppdragsutbildning i medarbetares tjänst. Beslut om att erbjuda uppdragsutbildning eller ej bör ske av ansvarig chef vid den enhet (eller enheter) på lärosätet där utbildningen ska ske. Alterntivt av annan högre chef med befogenheter att fatta beslut, till exempel prefekt på en institution, enhetschef eller motsvarande.
Stöddokument: Uppdragsutbildningsförordningen (2002:760), intern policy/strategi för uppdragsutbildning (se exempel från Högskolan Väst ovan).
Stödresurser: Koordinator eller liknande funktion samt jurist/juridisk expertis.
Överenskommelse
Beräkning av kostnader
Uppdragsutbildning ska ha fullkostnadstäckning. Det innebär att lärosätets samtliga kostnader för utbildningen ska täckas av intäkterna. Intäkterna ska inte heller vara väsentligt större än kostnaderna. Ekonomen eller ansvarig uppdragsutbildnings-koordinator gör en kostnadsberäkning som sedan granskas och beslutas av ansvarig chef. I mallen Underlag till fullkostnadskalkyl, se nedan, ges exempel på olika faktorer som är kopplade till kostnader för utbildningen och som kan fungera som underlag för beräkning. Här är det viktigt att ha klart för sig och tänka igenom vad som driver kostnader inom lärosätet.
När en prisbild ska tas fram och presenteras för uppdragsgivaren kan det vara bra att skissa på en ”pristrappa” som baseras på antalet deltagare. Sätt ett fast baspris för ett antal deltagare (exempelvis 20). Utöver det ges ett pris per deltagare upp till en viss nivå (exempelvis 21–25 deltagare, 26–29 deltagare). Om antalet deltagare överstiger en viss nivå behöver ett nytt baspris tas fram (exempelvis 30 deltagare).
Det finns olika praxis för full kostnadstäckning, antingen räknar man att full kostnadstäckning ska gälla per uppdragsutbildning eller per institution och år. Ibland sammanställs all uppdragsutbildning för hela lärosätet under ett år.
Stöddokument: Uppdragsutbildningsförordningen (2002:760), Avgiftsförordningen (1992:191), rekommendationer från Ekonomistyrningsverket (ESV, www.esv.se), exempelmall underlag till fullkostnadskalkyl.
Stödresurser: Koordinator eller liknande funktion, ekonom.
Offert eller anbud
Offert eller anbud om en specifik utbildningsinsats som lämnas till en uppdragsgivare är ett bindande erbjudande. Det är ett underlag för beställaren att avgöra om denne vill, och kan, köpa utbildningen. En beskrivning av kursen i form av kursplan eller kursbeskrivning bör medfölja. Om det rör sig om en skräddarsydd utbildning kan offerten naturligtvis behöva förnyas och justeras tillsammans med uppdragsgivaren. Innan offerten/anbudet lämnas till ska dokumentet signeras enligt lärosätets rutiner.
Stöddokument: Exempel på offert. Exempel på kursbeskrivning.
Stödresurser: Koordinator eller liknande, jurist.
Avtal/överenskommelse
Vid all uppdragsutbildning ska ett avtal, eller en överenskommelse upprättas och undertecknas av parterna enligt lärosätets rutiner. Påskrivet avtal ska diarieföras hos registrator och skickas till berörda funktioner (exempel vis ekonom) inom lärosäte.
Stöddokument: Uppdragsutbildningsförordningen (2002:760). Exempel på avtal.
Stödresurser: Koordinator eller liknande, jurist.
Genomförande
Kursdesign
Redan i kunddialogen startar kursplanering, design och förberedelser för en kommande insats. Den planeras i dialog med uppdragsgivaren (kunden) och kan då skräddarsys efter specifika önskemål om det inte redan finns ett tidigare uppdrag som matchar förfrågan. Om uppdragsutbildningen är en färdigdesignad och så kallad öppen kurs i ett utbud, kan den erbjudas till deltagare vid olika organisationer och företag. Innehåll och upplägg kan då diskuteras med berörda representanter till exempel via nätverk, branschråd eller liknande. En poänggivande uppdragsutbildning ska genomgå samma kvalitetskrav, rutiner och beredning som en reguljär högskolekurs. Uppdragsutbildning som omfattar mer än 60 hp ska rapporteras till UKÄ.
Stöddokument: Uppdragsutbildningsförordningen (2002:760).
Stödresurser: Koordinator eller liknande funktion, pedagogiskt/tekniskt stöd.
Kursgenomförande och leverans
Utbildningen kan genomföras i lokal som önskas av uppdragsgivare, digitalt, på lärosätet eller som en mix av dessa enligt avtal eller överenskommelse. När kursen startar kan det vara lämpligt att deltagarna skattar sina egna förkunskaper och anger vilka förväntningar de har på kursen. Ett sådant material kan ge ett utgångsläge för deltagarnas progression. Det kan även användas när kursen ska följas upp och utvärderas (se nedan under ”Uppföljning”).
Under pågående kurs är det viktigt att kursansvarig och lärare är lyhörda och lyssnar in deltagarnas upplevelser. Yrkesverksamma kan ha andra förväntningar än studenter gällande lokaler, material, genomförande och social samvaro. Det kan även vara bra att ansvarig koordinator eller projektledare följer upp hur deltagare och uppdragsgivare upplever utbildningen när den pågår. Även uppdragsgivarens/beställarens synpunkter kan behöva stämmas av under pågående kurs. Genom denna typ av dialog, så kallad formativ utvärdering, ges möjlighet att göra nödvändiga justeringar under pågående kurs.
Stöddokument: Exempel på självskattningsfrågor.
Stödresurser: Kursansvarig lärare, pedagogiskt/tekniskt stöd samt koordinator.
Uppföljning
Utvärdering och avslut
Efter utbildningens genomförande bör uppföljning och utvärdering ske med både uppdragsgivare och deltagare. Uppdragsutbildning är personalutbildning som ska generera effekter i verksamheten. Vilka effekter har uppstått efter utbildningen? Uppdraget är avslutat när utbildningen är genomförd och utvärderad. Kanske kan dialogen med uppdragsgivaren leda till ytterligare uppdragsutbildning eller annan samverkan?
Om utbildningen har gått bra kan det kanske vara av intresse att kommunicera denna som ett gott exempel i lärosätets kommunikationskanaler. Det kan finnas ett mervärde att exempelvis intervjua några deltagare i marknadsföringssyfte samt att boka in uppföljningsmöte, antingen hos uppdragsgivaren eller ett gemensamt möte med alla deltagare, några månader efter avslutad kurs för både erfarenhetsutbyte och för att diskutera framtida behov. Se till att allt dokumenteras för kommande utbildningar.
Stöddokument: Mall för kunddialog (se utvecklingsområde Behovsanalys och modeller) och exempel på utvärderingsfrågor.
Stödresurs: Koordinator eller liknande, samt ev. funktion för utvärdering/forskning.
Översikt uppdragsutbildningsprocessen områden med faser, funktioner, roller och mallar/dokument.
Tänk på
- Alla medarbetare och ledningen vid lärosätet bör ha god kännedom om den interna
organiseringen och arbetsprocessen för uppdragsutbildning.
- Internt samarbete mellan avdelningar, institutioner och olika discipliner bör stimuleras för att lärosätet ska utveckla externa relationer och samverkan.
- Oavsett organiseringsform är tydliga ingångar till lärosätet avgörande för att potentiella uppdragsgivare ska kunna attraheras.
- Vikten av ansvar för uppdragutbildningsprocessen både som helhet och för respektive
utbildning.
- Vikten av att lärosätets ledning ger stöd och legitimerar arbetet med uppdragsutbildning.
- Om högskolor och universitet i landet har likartade processer för uppdragsutbildning
(oavsett organiseringsform) bör det vara möjligt att flera lärosäten, i högre grad än vad som görs idag, samarbetar om uppdragsutbildning och samverkan
med det omgivande samhället.
